IMPLEMENTASI FRAMEWORK YII2 PADA SISTEM ELECTRONIC ARSIP (E-ARSIP) KEPENDUDUKAN NAGARI BALAH HILIA

 IMPLEMENTASI FRAMEWORK YII2 PADA SISTEM ELECTRONIC ARSIP (E-ARSIP) KEPENDUDUKAN NAGARI BALAH HILIA

Maharani Hamidah^1*, Kasman Rukun²

¹Prodi Pendidikan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Negeri Padang

²Jurusan Teknik Elektronika, Universitas Negeri Padang

Jln. Prof. Dr. Hamka – Kampus Universitas Negeri Padang, Air Tawar, Padang

*Corresponding author, e-mail : chaniagomaharani@gmail.com

 

ABSTRAK

Pesatnya perkembangan teknologi diharapkan perubahan dalam manajemen arsip surat juga semakin meningkat. Kearsipan yang manual akan beralih dalam bentuk sistem Electronic Arsip. Sistem Electronic Arsip (E-Arsip) dirancang untuk memudahkan layanan administrasi surat terutama pada penduduk desa. Pemerintah kini mulai dituntut menggunakan teknologi untuk meningkatkan pengarsipan dan pengadministrasian surat-menyurat secara terkomputerisasi. Melalui inpres nomor 3 tahun 2003, tuntutan penerapan teknologi dalam mengelola pengadministrasian arsip surat penduduk desa. Sistem e-arsip kependudukan ini menggunakan konsep dan arsitektur Model-View-Controller, serta dirancang menggunakan bahasa pemrograman PHP, Yii2 framework, JvaScript, dan MySQL. Sistem e-arsip kependudukan ini disediakan dengan fitur auto select untuk memudahlan dalam menyeleksi dan memilih (select) data penduduk berdasarkan NIK, sehingga pembuatan surat kebutuhan pengau lebih efektif.

 

Kata Kunci : Arsip, E-Arsip, Yii2 Framework, Fitur Auto Select

 

ABSTRACT

The rapid development of technology is expected to change in the management of letter archives. Manual filing will shift in the form of an Electronic Archive system. The Electronic Arschive System (E-Archive) is designed to facilitate mail administration services, especially for villagers. The government is now beginning to be demanded to use technology to improve filing and administration of correspondence in a computerized manner. Through Presidential Instruction number 3 of 2003, demands for the application of technology in managing the administration of village residents’ letter archives. This population e-archive system uses the Model-View-Controller concept and architecture, and is designed using the PHP programming language, Yii2 framework, JavaScript, and MySQL. This population e-archive system is provided with the auto select feature to facilitate selecting and selecting population data based on NIK, so that the making of letters needs to be more effective.

 

Keywords : Archive, E-Archive, Yii2 Framework, Auto Select Feature

 

PENDAHULUAN

Teknologi membantu mempermudah pemrosesan informasi agar dapat disampaikan secara cepat, jelas, serta mudah dan lengkap. Teknologi informasi dengan lingkup yang luas memberikan probabilitas pengaksesan, pengolahan, dan pemanfaatan informasi secara cepat dan akurat. Pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, kendali dan koordinasi serta analisis dan visualisasi merupakan sistem informasi berbasis komputer [1]. Dilihat dari instruksi presiden nomor 3 tahun 2003, pemerintah harus dapat menggunakan teknologi untuk menambah kemampuan mengelola, mengolah, dan mendistribusikan informasi dalam pelayanan publik. Bagian terkecil manajemen pengolahan dan pengelolaan administrasi pemerintahan adalah desa. Melalui inpres nomor 3 tahun 2003, kini desa mulai dituntut untuk dapat mengikuti perluasan teknologi dan terus meningkatkan kemampuannya di dalam mengelola  data administrasi penduduk desa, seperti arsip [2]. Desa merupakan istilah yang umum digunakan di Indonesia, namun pada Provinsi Sumatera Barat istilah lain desa adalah nagari. Nagari adalah pembagian wilayah administratif setelah kecamatan di Provinsi Sumatera Barat yang menjadi kesatuan masyarakat setempat, bersumber pada asal usul serta adat istiadat yang dipercayai dan dihormati dalam pemerintahan Negera Kesatuan Republik Indonesia.

Arsip terbentuk karena adanya aktivitas surat menyurat baik pada instansi pemerintahan organisasi swasta, perusahaan maupun perorangan. Istilah arsip disebut dengan warkat [3]. Warkat dikenal dengan catatan tertulis baik berbentuk gambar atau bagan yang terdapat keterangan tentang suatu pokok permasalahan maupun peristiwa yang diadakan untuk bahan ingatan bagi penggunanya. Suatu kegiatan mengelola dan menyimpan warkat atau dokumen maupun surat-surat merupakan kegiatan kearsipan [4]. Namun, dilihat dari perkembangan teknologi yang mengalami perkembangan pesat maka pengelolaan kearsipan juga mengalami perkembangan pesat pada penyimpanan dokumen/file yang dikenal dengan Electronic Arsip (E-Arsip). Earsip adalah arsip yang diadakan, diolah, dan disimpan dalam sebuah media/perantara menggunakan format elektronik untuk memudahkan melihat dan mengella arsip tersebut (termaktub dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2011 tentang Autentikasi Arsip) [5]. Arsip pemerintahan desa yang dikelola, diantaranya seperti Surat Keterangan Tidak Mampu, Surat Keterangan Usaha, Surat Keterangan Penghasilan, Surat Keterangan Meninggal Dunia, Surat Keterangan Domisili, dan masih banyak lainnya.

Berdasarkan hasil observasi pada Kantor Nagari Balah Hilia masih kesulitan dalam melakukan pencarian dan menemukan kembali surat-surat yang diperlukan sebab penypukan file/dokumen dan data, sehingga cukup sulit menemukan kembali data arsip yang dibutuhkan. Hal ini berakibat dari penyimpanan file secara sembarangan, menimbulkan efek file terus menumpuk dan semakin banyak. Selain itu terdapat data yang duplikat/ganda, sehingga pelaporan data menjadi terganggu dan tidak akurat. Kompleksnya penyimpanan data juga menjadi masalah dalam mengakses data, yaitu menimbulkan kelambatan akses. Permasalah tersebut dapat mengganggu pelayanan administrasi, seperti antrian pelayanan, human error, serta tidak efisien waktu.

Arsip pada pemerintah desa masih didominasi dengan arsip media kertas, peran penting arsip adalah sebagai pusat ingatan yang akan menjadi sumber informasi memuat keterangan-keterangan mengenai kejadian dapat berupa bagan/gambar maupun tercatat secara tekstual untuk dijadikan sebagai pertanggungjawaban dalan mengambul sebuah keputusan. Dalam upaya memudahkan pengolahan dan pengelolaan administrasi arsip desa terutama surat keluar serta pelaporannya, maka dirancang sebuah sistem electronic arsip..

Adapun tujuan dari pembuatan e-arsip tersebut adalah untuk menghasilkan sistem e-arsip kependudukan dengan mengimplementasikan yii2 framework menggunakan arsitektur yang berbasis Model-View-Controller. E-arsip kependudukan tersebut disediakan fitur pencarian berdasarkan Nomor Induk Kependudukan (NIK). Sehingga manfaat yang akan dirasakan adalah kemudahan dalam membuat surat keluar berdasarkan kebutuhan yang diajukan oleh masyarakat, serta member keefektifan waktu dan lebih efisien dalam pembuatan surat. Menjadikan pelayanan administratif desa menjadi lebih sistematis.

 

YII2 FRAMEWORK

Yii framework adalah sebuah kerangka kerja php yang dilengkapi mekanisme caching yang canggih dan menyediakan prototyping yang cepat. Yii juga memiliki kode generator kelas yang kuat bernama gii untuk memfasilitasi pemrograman object oriented. Yii kaya akan fitur juga kejelasan dokumentasi yang memudahkan dalam proses pembuatan sistem e-arsip kependudukan. Tahun 2016 Yii telah mencapai versi 2, yaitu versi terbaru yii dengan complete write, sehingga disebut dengan yii2. Yii2 telah mengadopsi teknologi dan protocol yang baru, seperti Composer, namespaces, traits dan lain-lain [6].

Yii menggunakan konsep Model-View-Controller. Konsep ini memiliki alur kerja dengan me-request URL tertentu saat user pertama kali mengakses sistem atau aplikasi. Pada sisi server yii akan melakukan konfigurasi kemudian menjalankan aplikasi sesuai dengan konfigurasi yang dipanggil, lalu aplikasi akan mengecek request dan menentukan controller yang diminta. Kemudian aplikasi meng-create controller dengan memanggil komponen yang diperlukan, serta meng-create action sesuai dengan request dari user dan dilanjutkan filtering terhadap action tersebut untuk mendapatkan respon izin atau penolakan. Ketika kondisinya ditolak, aplikasi akan menampilkan respon penolakan ke pengguna. Namun saat filtering diizinkan model akan dipanggil dan proses render view dilakukan sehingga hasilnya akan dikirim ke pengguna.

 

PHP (Hypertext Prepocessor)

Hypertext Prepocessor yang disingkat dengan PHP adalah sebuah bahasa pemrograman web server yang mudah didapatkan karena bersifat open source [7]. PHP merupakan script yang digunakan untuk menciptakan halaman website yang dinamis, halaman yang akan ditampilkan saat halaman itu diminta oleh pengguna yang selalu membutuhkan web server dalam menjalan aksinya.

 

XAMPP

Aplikasi web server yang baik digunakan untuk pengembangan web menggunakan PHP dan MySQL adalah XAMPP [8]. XAMPP terdiri dari X(empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL sebagai majemen basis data, PHP, dan Perl. Perangkat lunak ini telah menggunakan Structured Query Language (SQL) sebagai bahasa terstruktur dalam mengolah database.

METODE PERANCANGAN SISTEM

Analisis Sistem

Untuk menentukan hal-hal detail tentang yang akan dikerjakan oleh sistem, maka analisis pada sistem e-arsip mencakup, analisis sistem yang sedang berjalan, analisis masalah dan solusi, analisis pengguna, serta analisis sistem yang akan dikembangkan. Berikut ini adalah penjabaran dari analisis sistem yang akan dikerjakan.

download aja ya :

https://drive.google.com/file/d/11iP5P0D1tlwrKwuxoCqp_JeOe-8rlWYI/view?usp=sharing